Une deuxième plongée dans l’immatériel, après les e-mails, c'est au tour des dossiers et des fichiers !
Parce qu'un ordinateur organisé, c'est du bonheur au quotidien !
L'ordinateur, une allégorie de la maison
Lorsque vous achetez un nouvel ordinateur au disque dur vierge, c'est le paradis.
Vous avez plein de place et vous allez pouvoir y stocker plein de choses !
Alors, très vite, vous téléchargez, vous installez, vous accumulez, et un jour, PAF ! Vous n'avez plus de mémoire libre, vous ne retrouvez plus rien et tout fonctionne au ralenti.
Exactement, comme dans une maison, lorsqu'elle est trop encombrée.
C'est parfois compliqué de se rendre compte des limites du stockage numérique, tout le monde voit ce que peut contenir 1 m2, mais 1 Giga... C'est beaucoup moins visuel.
C'est pour cela qu'il faut aussi mettre en place quelques bonnes habitudes et, de temps en temps, faire du tri dans nos PC et nos Mac.
Règle n° 1 : bien nommer vos fichiers
S'il y a une seule chose que vous deviez retenir de cet article, c'est bien ça !
Correctement nommer ses fichiers !
Tous vos fichiers !
Enfin pas les photos, vous n'avez pas fini si vous devez nommer toutes vos photos...
Mais vos fichiers texte, vos téléchargements, vos scans, etc.
Si tout est correctement nommé, vous avez déjà fait les 3/4 du travail.
Je ne compte pas le nombre de fichiers "sans titre" que je peux voir dans les ordinateurs de mes amis. Ou encore les fichiers avec une suite de chiffres et de lettres incompréhensible.
Ou les 15 fichiers "facture" "facture(1)""facture(2)" etc.
Le jour où vous allez avoir besoin de ce fichier en particulier, vous allez vraiment avoir du mal à le retrouver, vous allez perdre un temps infini et c'est bien dommage.
Nommez vos fichiers avec un ou plusieurs mots qui vous semblent évocateurs et une date si besoin. Faites simple et concis afin que le "vous du futur" puisse savoir du premier coup d'œil de quoi il s'agit.
L'outil "recherche", votre meilleur allié
Si vous avez correctement nommé vos fichiers, vous pourrez utiliser en toute confiance l'outil de recherche.
Vous savez, cette petite barre en haut de vos fenêtres "dossier" avec la petite loupe.
Comme pour les mails, cet outil vous permettra de retrouver rapidement vos fichiers et dossiers.
Parce que parfois, même en ayant bien nommé le fichier, vous pouvez l'enregistrer à la mauvaise place, et là , impossible de le retrouver.
Vous pouvez aussi oublier votre logique de classement, et ne plus savoir dans quel dossier chercher.
C'est d'ailleurs pour cela que...
Avoir trop de dossiers, c'est une mauvaise idée
Créer trop de dossiers peut être contre productif.
Si vous vous retrouvez à vous demander si un fichier se range plutôt là , ou là , mais qu'il irait aussi très bien là et puis ici, c'est qu'il y a un problème.
Vous pouvez probablement regrouper tous ces dossiers.
Après tout, ça ne vous viendrait pas à l'esprit d'avoir 3 tiroirs pour les petites cuillères ?
Et bien là , c'est pareil.
Si vous avez un dossier avec juste un ou deux fichiers, c'est aussi qu'il y a un problème.
Votre dossier est trop précis et vous risquez de n'avoir rien d'autre à ranger dedans.
Vous imaginez avoir un tiroir pour juste 2 chaussettes à motif canard ?
Pour rester sur la métaphore de la maison, imaginez avoir tellement de tiroirs et de placards que vous deviez tous les ouvrir pour retrouver quelque chose.
Certes, le contenue est indiqué, mais vous risquez de vous y perdre et de perdre beaucoup de temps.
Évitez aussi les trop nombreux sous-dossiers.
Comme pour le rangement, "le moins de mouvement possible". Si vous devez ouvrir 8 dossiers avant de trouver le bon, ça risque de vite vous agacer, surtout si c'est un dossier que vous devez ouvrir souvent.
Enfin, comme pour les fichiers, ayez des dossiers au titre clair.
Le dossier téléchargement, cet enfer
S'il y a bien un dossier où c'est toujours le bazar, c'est bien celui des téléchargements, celui où on enregistre tout sans trier.
Pour palier ce problème, vous avez le choix entre 2 solutions !
1- Le trier régulièrement.
Renommer et bouger dans les bons dossiers les fichiers téléchargés (le bon dossier pouvant être la corbeille)
2- Choisir, en téléchargeant le fichier, la destination de celui-ci.
Tous vos fichiers téléchargés vont par défaut dans le dossier téléchargement, mais vous pouvez choisir où il va et le renommer lorsque vous l'enregistrez. Un bon moyen de gagner du temps dans le futur.
La deuxième solution est la plus sûre puisque vous ne remettrez pas à demain ce que vous pouvez faire tout de suite.
Mais nous somme tous régulièrement pressés. Alors n’hésitez pas à aller jeter un œil et faire du tri dedans de temps en temps.
Le problème des photos !
J'ai fait un post l'été dernier au sujet des photos.
Vous pouvez le retrouver ici.
Quelques conseils :
Comme vous n'allez pas renommer chacune de vos photos, c'est bien trop long et fastidieux, vous devez faire de beaux dossiers bien organisées.
Personnellement, je le fais par année et/ou thématique.
Par exemple, j'ai un dossier "voyages", tous mes sous-dossiers sont notés avec l'année en premier puis la destination, grâce à ça mes voyages restent par ordre chronologique.
Facile de s'y retrouver !
Pour la quantité de photos, je ne peux que vous encourager à les trier.
Avec le numérique, c'est extrêmement facile d'avoir plus 1000 photos sur une semaine de voyage et beaucoup de doublons.
L'humain est ainsi fait qu'il est souvent dur de choisir entre 2 photos quasiment identiques, vous pourriez supprimer la mauvaise. Il faut pourtant se faire violence.
Toutes ces photos prennent de la place et c'est insupportable de regarder des photos non triées.
Faites le et vous pourrez plus facilement retrouver vos photos préférées et prendre plaisir à les revoir.
Ce n'est pas parce que c'est bien rangé, qu'il faut le garder
Une fois qu'un dossier est fait, bien trié, bien nommé, on aurait tendance à surtout ne pas y toucher, même si c'est un dossier et des fichier qui ne nous servent plus à rien.
N’hésite pas à faire du tri.
Comme dit plus haut, si votre ordinateur est trop rempli, il fonctionnera beaucoup moins bien.
Des logiciels peuvent vous aider à supprimer les programmes que vous n'utilisez plus ou les fichiers en doublon, n’hésitez pas à les utiliser.
Ensuite, il vous faudra enfiler votre meilleure tenue d’archéologue et fouiller les dossiers que vous n'avez plus ouverts depuis une éternité.
Attention aux fichiers importants type impôts, facture ou fiche de paie.
Ça serait bête de supprimer ceux qui doivent être gardés.
Un site pour savoir quoi garder et combien de temps : Service-public.fr
Si vous avez supprimé un fichier important par mégarde, ne vous inquiétez pas, il y a souvent moyen de le récupérer.
J'en profite pour faire une digression sur le dossier corbeille : videz-le de temps en temps !
Ce n'est pas parce que c'est dans la corbeille que ça ne prend pas de place.
La corbeille est un lieu de transition, pas d'archivage.
Conclusion
Ranger son ordinateur est autant de boulot, si ce n'est plus, que ranger sa maison.
Le côté immatériel ne donne pas le même sentiment d'urgence, mais je connais certaines personnes qui angoissent à l'idée de devoir retrouver un document important sur leur ordinateur.
On récapitule :
Bien nommer ses fichiers
Utilisez l'outil de recherche
Avoir un nombre de dossiers raisonnable
Ne pas avoir de sous-dossier, dans des sous-dossiers, dans des sous-dossiers... etc
Trier régulièrement son dossier téléchargement
Bien ranger ses photos et les trier pour mieux en profiter
Faire un tri global de temps en temps dans son PC
Vider la corbeille régulièrement
Vous avez du boulot !
Mais avoir un ordinateur plus léger, où il est plus simple de s'y retrouver, vous fera gagner en efficacité et en sérénité.
Comme la maison !
Bon courage et à bientôt pour de nouvelles aventures !
Moi, je retourne dans le monde matériel.
