Trier ses objets, mieux organiser sa maison, ranger au quotidien des choses matérielles, ça, ça va !
Mais comment faire avec tous ces trucs impalpables ? Les fichiers, les dossiers, les photos numériques, les mails, etc ?
Passons du matériel à l’immatériel !
Aujourd'hui, nous allons parler des e-mails !
Pourquoi ranger sa boîte mails ?
Ne vous êtes-vous jamais retrouvé à trembler devant la quantité délirante de vos mails ? À chercher un message important qui s'est noyé sous la masse de pub ? Ou une pièce jointe que vous n'avez pas enregistré ?
Si ce n'est pas le cas, bravo, vous êtes incroyable !
Sinon, c'est le quotidien de beaucoup de gens.
Cet outil merveilleux qui doit nous faciliter la vie et nous rendre plus efficaces à parfois quelques ratés s'il n'est pas utilisé correctement.
Le problème, c'est que ce qui prend de la place dans notre boite de réception prend aussi de la place dans nos têtes et nous fait perdre du temps.
Je ne vous parle même pas de l'impact environnemental qui est assez vertigineux.
Nous allons voir ensemble quelques astuces pour réduire la quantité de vos e-mails.
Réfléchir à l'organisation de votre boîte mail
Car oui ! Vous pouvez organiser votre boite de réception !
Et comme pour le rangement, ça doit être simple, rapide et logique !
Commençons par la boite principale: la boite de réception, là où tous les mails atterrissent.
Qu'est-ce qu'on garde dans la boite de réception ?
Uniquement les mails en cours !
Ceux dont vous devez vous occuper plus ou moins rapidement.
Comme ça, vous voyez directement ce que vous devez faire, et ce, à quoi vous devez répondre.
Un client qui me pose une question, un événement qui vous intéresse, une facture en attente, une amie qui vous envoie des nouvelles...
Si vous voulez vous occuper de ces mails, vous devez les gardez sous le coude pour y répondre.
Une fois traité, soit vous supprimez le mail, soit vous le rangez dans le dossier adéquat.
Mais gardez le uniquement si vous en avez l'utilité.
Des dossiers ! Mais on y met quels mails ?
Toutes les messageries donne la possibilité de faire des dossiers.
Dedans, vous pourrez y classer uniquement ce que vous voulez garder !
C'est-à-dire :
- ceux que vous allez relire
- ceux qui referment des informations importantes et d’actualité
- ceux qui vous font sourire
- ceux qui vous servent de modèles
Et c'est tout !
Pas besoin de garder la newsletter avec les horaires de Cinéma d'il y a 2 mois, ni l’échange de mails avec votre banquier pour convenir d'un rendez-vous passé.
Mais attendez avant de vous précipiter pour faire 50 dossiers différents !
Vous risquez de faire pire que mieux.
Si vous faites trop de dossiers, vous chercherez aussi longtemps vos mails que si vous n'en aviez pas fait.
De plus, maintenir un système aussi morcelé risque de vous faire perdre du temps au quotidien.
Je vous conseille moins de 10 dossiers !
Pourquoi 10 ?
Pour que vous ayez une vue d'ensemble de vos catégories.
Je ne vais pas perdre mes mails dans ces quelques dossiers ?
Et bien non !
Et ce grâce à un outil magique : l'outil "recherche"
En un mot, vous pouvez facilement retrouver vos mails importants ou portants sur un sujet en particulier.
Et comme vous avez supprimé ceux qui ne vous intéressent plus, il ne reste que l'essentiel.
Pour ce qui est de trop de dossiers, j'ai testé il y a quelques années et... Je ne retrouvais rien.
Je finissais toujours par faire une "recherche" pour trouver un mail, mon classement était inutile et chronophage !
En plus, je n'allais jamais dans mes dossiers, car la plupart des mails ne m’étaient d'aucune utilité.
Maintenant, c'est beaucoup plus simple !
Mais je mets quoi comme catégories de dossier ?
À vous de savoir ce dont vous avez besoin.
Je vous conseil des catégories assez large et qui vous paraisse logique.
Personnellement, ça donne ça :
- Travail
- Important
- Personnel
- Souvenirs
"Travail" concerne uniquement mon activité professionnelle.
"Important" les mails de banques, d'assurances, des impôts, de notaires.
"Personnel" ce qui concerne mes centres d’intérêts ou les conversations en cours avec mes proches.
"Souvenirs " tous les mails que j'ai envie de garder, certaines conversations avec mes amis ou ma mère par exemple. C'est ma boîte à souvenir de la boite mail !
Oui que 4 dossiers, je suis une psychopathe !
Mais il y a parfois des dossiers qui s'ajoutent et se supprime.
Par exemple, j'avais créé un dossier "écosse" pour un voyage avec beaucoup de e-billets de train et de réservation. Une fois le voyage fini, j'ai pu tout supprimer.
Comme pour l'organisation d'une maison, les dossiers de boite mail diffèrent d'une personne à l'autre.
Vous n'en avez pas tous la même utilisation et vous n'avez pas tous la même vie.
Vous pouvez ajouter un dossier santé, enfant, voyage selon vos besoins.
Faites comment vous le sentez, mais surtout n’excède pas plus de 10 dossiers.
Si vous vous rendez compte que vous n'en utilisez pas un, vous pourrez toujours le supprimer et si certains peuvent être fusionnés, n’hésitez pas.
Vous verrez bien en les utilisant.
Maintenant, on passe à la partie moins drôle :
Faire un grand tri !
Et oui, impossible d'avoir une boite de réception bien organiser si on ne passe pas par cette première étape.
Il faut pouvoir recommencer sur de bonnes bases.
Respirez un grand coup, ça va bien se passer !
Si ça vous fait peur et que votre boite de réception est vraiment trop rempli, vous pouvez toujours créer un dossier "à trier" ou "archives" et mettre tous vos mails dedans.
Vous pourrez toujours retrouver vos mails important grâce à la fonction "recherche".
Vous trierez petit à petit !
Mais si vous avez envie de faire un premier décrassage, vous pouvez utiliser Cleanfox ! C'est un site qui aide à supprimer et à vous désabonner des newsletters que vous ne voulez plus voir.
Pratique, rapide et efficace !
Il existe d'autre site dans le même genre, mais j'avoue que Cleanfox est mon petit chouchou.
Pour tous les autres mails... Il va falloir les regarder.
Vous pourrez les ranger dans vos dossiers que vous venez de préparer.
N’hésitez pas à garder uniquement l'essentiel !
Astuce : si vous savez que certains sujets ne vous intéressent plus, tapez le mot-clef dans la barre de recherche et vous pourrez vite trier tout ça.
Par exemple : facture
Et bim vous enlevez toutes les plus vieilles et celles qui ne m’intéressent pas
Ou encore : Doctolib
(si si, on en reçoit en moyenne 3 quand on prend un rendez-vous) Et paf, vous jetez tous les anciens rendez vous et vous gardez uniquement ceux en cours (et encore).
Bref, vous voyez le principe !
Trier au quotidien
Maintenant, il va falloir maintenir ce rangement impeccable !
Il ne faudrait pas que votre boite mail se remplisse de nouveau juste après ce grand nettoyage !
Pour ça quelques conseils :
Essayer différentes organisations
Peut-être que pour vous "important" ne veux rien dire, qu'un dossier vacances, vous serez utile, alors n’hésitez pas et essayer ce qui vous va le mieux.
Et comme toute organisation, elle peut bouger au grès de vos envies et besoins.
Se désabonner régulièrement des newsletters
Surtout celle qui ne vous intéresse plus et qui arrive encore dans votre boite mail.
Parce que même si ça vous prend 2 secondes à supprimer, ça fait plaisir de ne plus les voir apparaître toutes les semaines. Et c'est toujours mieux pour la planète.
Refaire régulièrement un petit tour dans les vieux dossiers
Peut-être qu'ils ne sont plus d'actualité et que vous n'avez plus besoin de les garder.
Oui, c'est exactement comme quand on fait un tour dans ses placards pour trier et vider un peu, le rangement, c'est pareil partout finalement.
Vous pouvez y faire un tour tous les 6 mois. Si vous n'avez que 10 dossiers et que vous ne gardez que l'essentiel, ce petit ménage ne devrait pas prendre longtemps.
Ne pas devenir psychorigide
Ranger sans cesse votre boite mail va vous prendre du temps et vous prendre la tête.
Choisissez des moments de votre journée ou vous voulez les consulter et les ranger.
Vous pouvez d'ailleurs paramétrer votre logiciel de messagerie afin qu'elle ne sonne pas dès qu'un mail arrive.
Cela vous permettra de rester concentré sur votre tâche en cours et de gagner en efficacité et en sérénités.
Si votre boite mail est un peu en désordre une semaine ou deux, ce n'est pas grave, vous pourrez vite rattraper votre retard si vous avez suivi mes autres conseils.
Avec tout ça, vous devriez avoir une jolie boite mail !
Plus légère, plus simple, moins angoissante à l'ouverture et plus propre pour notre jolie planète bleue.
C'est un travail un peu long, mais extrêmement satisfaisant une fois fini.
Alors bon courage !
Et à bientôt pour de nouvelles aventures.
Non, parce qu'il va falloir que je parle de tous les autres trucs numériques aussi... J'ai du boulot moi !
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